Ukroboronprom este conglomeratul național de apărare al Ucrainei, responsabil de producția și livrarea tehnologiilor militare. Pentru a-și susține activitatea, compania achiziționează regulat resurse esențiale precum electricitate, gaze naturale, combustibil, îngrășăminte minerale, produse pentru protecția plantelor și piese auto. Fiind un actor-cheie pe piața globală de apărare, Ukroboronprom colaborează cu aliați internaționali pentru a consolida securitatea, a stimula inovația și a asigura stabilitatea lanțului de aprovizionare.

De mai mulți ani consecutiv, Concernul de Stat „Ukroboronprom” utilizează acorduri-cadru pe platforma electronică eTender pentru achiziția de gaze naturale.

Ce este un Acord-Cadru?

Un acord-cadru este o metodă de achiziție în două etape:

1. Calificarea participanților – Furnizorii sunt evaluați în funcție de criterii tehnice, de calitate și experiență, oferind licențe și certificate relevante. Cei aprobați semnează un acord pe termen lung, care le oferă dreptul de a participa la licitațiile viitoare.
2. Licitare iterativă – Doar furnizorii calificați pot participa la licitații inverse periodice pentru produsele definite anterior. Licitațiile se desfășoară la intervale stabilite de client (săptămânal, lunar etc.). Nu pot fi adăugate produse noi după semnarea acordului.

Experiența Ukroboronprom

Experiența Ukroboronprom confirmă că acest instrument poate aduce economii semnificative cumpărătorului. În 2021, prin semnarea unui acord-cadru cu furnizorii, concernul a economisit peste ~ 652 mii EUR. Acest instrument este folosit pentru a evita lipsa bunurilor ale căror volume de achiziție sunt dificil de prevăzut în avans. Este deosebit de potrivit pentru achiziții recurente de bunuri cu prețuri foarte volatile, precum:

• Electricitate
• Gaze naturale
• Combustibil
• Îngrășăminte minerale și produse de protecție a plantelor
• Piese auto și altele

„Acordul-cadru permite concernului să califice furnizorii de gaze o singură dată, facilitând achiziția volumelor necesare pe tot parcursul anului, în cel mai scurt timp și la cel mai avantajos preț,” spune Roman Avramov, Director Achiziții la SC Ukroboronprom.

Companiile calificate pot participa la licitații iterative anunțate de client (acestea pot avea loc săptămânal, lunar sau la alte intervale). Astfel, clientul economisește timp în organizarea achizițiilor ciclice. În caz de nevoie urgentă, pot fi lansate rapid licitații neplanificate.

Viziunea Nadiei Bigun, Director Achiziții – SC Ukroboronprom

„Acordul-cadru ne permite, în calitate de cumpărători, să stabilim un grup de furnizori de încredere. Doar participanții pre-calificați pot lua parte la licitațiile anunțate periodic. Acest lucru ne permite să semnăm contracte rapid, deoarece furnizorii au fost deja verificați. Putem planifica și organiza o licitație într-o singură zi, alegând furnizorul cu cel mai mic preț.”

Cum Asigurăm Cel Mai Bun Preț la Gaze?

Cererea anuală de gaze a tuturor entităților Ukroboronprom depășește 60 milioane de metri cubi, cu o cheltuială anuală de aproximativ ~ 9,3 milioane EUR. Fiind o resursă esențială pentru procesele noastre de producție, prioritatea în achiziția centralizată este asigurarea unui flux continuu, obținând cel mai bun preț posibil.

Întrebarea esențială a fost: Cum asigurăm un furnizor de încredere, la cel mai mic preț, într-o piață volatilă?

Inițial, am analizat o strategie de preț pe bază de formulă cu un contract pe termen lung (ex: un an) cu un furnizor de încredere. Problema era stabilirea unui reper de preț corect. Am analizat prețurile la hub-urile internaționale, Bursa de Energie din Ucraina și licitații deschise.

Insight-uri din piață: Volatilitate & Factori Interni

Am constatat că, deși prețurile gazelor din Ucraina sunt influențate de importuri, ele pot varia semnificativ față de cele internaționale. Ucraina produce gaze intern (acoperind uneori până la 30% din consum) și are capacități subterane mari de stocare, permițând achiziția în extrasezon. Însă, prețurile de pe Bursa Ucraineană de Energie nu reflectă mereu dinamica pieței, întrucât doar o mică parte din contracte sunt tranzacționate acolo – iar un singur contract mare poate distorsiona analiza.

Un contract pe termen lung cu un furnizor unic, pe bază de formulă, nu garantează cel mai mic preț.

Opțiuni Alternative & Provocări

Am explorat apoi opțiunea licitațiilor lunare pentru a ne asigura că prețurile sunt actualizate. Totuși, echipa noastră de achiziții a întâmpinat o problemă majoră: furnizorii puteau calcula prețurile gazelor doar la sfârșitul lunii, ceea ce făcea imposibilă organizarea licitațiilor în avans. Dacă un ofertant câștigător refuza ulterior să semneze contractul, exista un risc ridicat de a rămâne fără gaz.

Aceasta însemna că ne confruntam cu două riscuri:

• Să cumpărăm în avans, dar fără a obține cel mai bun preț.
• Să așteptăm prețuri în timp real, dar cu riscul unor întreruperi în aprovizionare.

De ce am ales Acordul-Cadru pe platforma eTender?

Am adoptat acordul-cadru oferit de platforma eTender. Acest proces complet transparent asigură concurență reală între furnizori, permițând obținerea celui mai bun preț prin licitații rapide, organizate la nevoie.