Un acord-cadru este o metodă de achiziție în două etape:

1. Calificarea participanților
2. Licitare iterativă

Etapa 1: Calificarea

Această etapă este necesară pentru ca autoritatea contractantă (clientul) să formeze un grup de furnizori verificați. Clientul anunță cerințele tehnice și de calitate pentru bunurile sau serviciile ce urmează a fi achiziționate. Furnizorii trebuie să demonstreze că produsele lor îndeplinesc aceste cerințe, prin furnizarea de licențe valide, certificate de conformitate și alte documente relevante. Cerințele pot viza și companiile în sine – de exemplu, experiență în domeniu sau în executarea unor contracte similare.

Cu furnizorii care trec această etapă de calificare se semnează un acord-cadru pe termen lung. Odată calificați, participanții câștigă dreptul de a participa la toate licitațiile inverse anunțate în cadrul respectivului „cadru”.

Este important de reținut că licitarea se face exclusiv pentru produsele definite în prima etapă a procedurii. Nu se pot adăuga produse noi după semnarea acordului-cadru.

Etapa 2: Licitare iterativă

Aceasta constă într-o serie de licitații inverse la care pot participa doar furnizorii calificați în cadrul respectivului „cadru”. Licitațiile sunt organizate periodic, la intervale stabilite de client în funcție de necesități (lunare, săptămânale, etc.).

Acord-Cadru pentru Clienți Comerciali

Pentru clienții comerciali, acest instrument oferă flexibilitatea de a ajusta volumul (cantitatea) bunurilor în fiecare achiziție ulterioară din cadrul acordului. De exemplu, dacă o companie achiziționează regulat combustibil, este posibil ca luna trecută să fi avut nevoie de 100 de tone, iar luna aceasta doar de 50. Clientul poate anunța exact volumul necesar, în funcție de situația actuală.

Un acord-cadru poate fi semnat pentru o perioadă îndelungată (nu există limitări impuse de sistem privind durata acestuia). Clientul poate desfășura achiziții repetate cu furnizorii selectați de-a lungul mai multor ani.

Formate Disponibile pentru Acordurile-Cadru

1. Public – Anunțul, procesul de licitație și rezultatele sunt complet deschise și transparente.
2. Închis – Informațiile despre achiziție sunt accesibile doar unui cerc restrâns de participanți.

Clientul poate alege formatul care i se potrivește cel mai bine.

Aplicații ale Acordurilor-Cadru

Această procedură este deosebit de potrivită pentru organizarea achizițiilor recurente de produse ale căror prețuri fluctuează semnificativ pe piață, cum ar fi:

• Electricitate
• Gaze naturale
• Combustibili

De asemenea, prin acorduri-cadru se pot achiziționa și alte bunuri precum:

• Papetărie și consumabile de birou
• Piese de schimb pentru utilaje
• Produse pentru agricultură – îngrășăminte, produse de protecție a plantelor