eTender
În acest interviu, găsiți sfaturi practice de la organizatorul achizițiilor comerciale pentru o întreprindere de producție. Cum să începeți și ce succese poate obține o companie cu ajutorul unei platforme electronice.
Delta Wilmar Ukraine este un producător de top de produse pe bază de grăsimi și uleiuri în Ucraina, specializat în producția de uleiuri și grăsimi comestibile.
Compania face parte din holdingul internațional Wilmar International Limited, unul dintre cele mai mari grupuri agroindustriale la nivel global, cu piețe principale în Asia, Africa, Europa și Americi, concentrându-se pe uleiuri comestibile, cereale, zahăr și produse agroindustriale conexe.
La sfârșitul anului 2021, Delta Wilmar Ukraine LLC a contactat echipa eTender cu scopul strategic de a digitaliza procesele de achiziții, de a eficientiza și extinde colaborarea cu partenerii contractuali și de a reduce costurile de achiziție.
Astăzi, compania a obținut rezultate pozitive pentru afacerea sa, iar noi am decis să împărtășim experiența lor și colaborarea noastră. Roman Sakun oferă detalii despre procesul de implementare și rezultatele obținute.
Roman Sakun: Înainte de implementarea soluției eTender, procesele noastre de achiziții erau fragmentate și gestionate manual. Având în vedere structura organizațională complexă a companiei și volumul mare de achiziții, exista o nevoie clară de control suplimentar și de gestionare a riscurilor în procesul de achiziție. Compania noastră avea nevoie de o mai bună înțelegere a reperelor de cost pentru centrele de cost principale și de transparență în selecția furnizorilor principali și alternativi.
Pentru o întreprindere industrială ca a noastră, unde achizițiile implică nu doar specialiști în achiziții, ci și experți tehnici, financiar și departamentul de securitate, digitalizarea procesului era o necesitate clară pentru a optimiza interacțiunea între aceste roluri.
Roman Sakun: Delta Wilmar Ukraine face parte din corporația internațională Wilmar International, care a achiziționat compania ucraineană Chumak în 2019. Deoarece Chumak avea deja o experiență pozitivă de colaborare cu eTender în momentul luării deciziei, am decis să adoptăm cele mai bune practici implementate în proiectul companiei noastre „surori”. Practic, faptul că aveam o implementare de succes și similară ca referință a simplificat și accelerat semnificativ transformarea proceselor de achiziție la Delta Wilmar.
Roman Sakun: Astăzi, proiectul Delta Wilmar reprezintă un proces de achiziție integrat, care implică toate rolurile necesare ale clientului și ține cont de structura organizațională a companiei. Soluția eTender bazată pe cloud include următoarele module ale platformei:
Acest modul permite menținerea unui registru actualizat al furnizorilor, calificarea acestora, formarea de „pool-uri de categorie”, întocmirea de dosare, segmentarea furnizorilor și atribuirea de statusuri care pot influența ulterior condițiile de colaborare. Utilizatorii tipici ai acestui modul sunt reprezentanții departamentelor de securitate, audit, financiar și management.
Acest modul permite specialiștilor în achiziții să creeze proiecte de achiziții flexibile, să monitorizeze piața, să aleagă parametrii de licitație și să determine câștigătorii optimi.
Roman Sakun:
Configurarea tehnică a platformei, pregătirea organizațională a clientului, instruirea personalului de către echipa eTender și desfășurarea achizițiilor pilot au durat o lună.
Roman Sakun: Da, absolut, și economii semnificative. Toate licitațiile sunt realizate cu licitație inversă, iar această funcționalitate funcționează perfect.
Roman Sakun: Fără îndoială. Scopul principal în implementarea platformei electronice a fost asigurarea transparenței în activitatea specialiștilor în achiziții. În trecut, era foarte dificil să evaluăm calitatea muncii lor, și existau nenumărate argumente care justificau costuri ridicate.
eTender: A devenit mai simplu și mai organizat?
Roman Sakun: Da, cu siguranță. Înainte, totul era gestionat exclusiv prin email și Excel, iar procesarea rezultatelor licitațiilor consuma mult timp. Arhiva de licitații era dezorganizată, ceea ce făcea aproape imposibilă găsirea informațiilor necesare. Acum, totul este centralizat, cu funcționalități extinse de căutare, rapoarte și siguranța unei soluții cloud. Crearea unei noi licitații este foarte rapidă, iar dacă este o reluare, durează doar două clickuri. Procesarea rezultatelor durează acum câteva minute, iar aprobările sunt, de asemenea, rapide și transparente.
Roman Sakun: În viitorul apropiat, intenționăm să configurăm integrarea între platforma de achiziții și sistemul SAP ERP pentru a transfera cererile de achiziție procesate către platformă. Aceasta va automatiza munca manuală a specialiștilor și va adăuga mai multe puncte de control.
Apreciem faptul că platforma evoluează din punct de vedere funcțional, echipa eTender ascultă sugestiile noastre și investește în securitate cibernetică. Acest lucru ne permite să ne îngrijorăm mai puțin de protecția datelor și să ne concentrăm mai mult pe îmbunătățirea calității proceselor noastre de achiziții.
